Historia clínica: cuánto tiempo hay que guardarla
Publicado el 2 de agosto de 2026
Respuesta corta
La Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud, que modificó en lo pertinente la Resolución 1995 de 1999, establece que la historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia por un período mínimo de quince (15) años contados a partir de la fecha de la última atención: los primeros cinco en el archivo de gestión y los diez siguientes en el archivo central. Hay excepciones que lo amplían —los términos se duplican tratándose de víctimas de violaciones a los derechos humanos, y la conservación es permanente en casos relacionados con delitos de lesa humanidad—. La misma resolución regula qué ocurre cuando un prestador cierra o se liquida: entregar las historias a los pacientes antes del cierre, publicar avisos para que sean reclamadas y, si no lo son, trasladarlas a la EPS del paciente o a la autoridad territorial de salud. La cifra de veinte años que circula con frecuencia corresponde al esquema anterior.
Es una de las preguntas más repetidas de la administración de un consultorio, y una de las que más circula con la respuesta desactualizada. La cifra que casi todo el mundo repite corresponde al esquema anterior.
1. El plazo vigente
La Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social, que modificó en lo pertinente la Resolución 1995 de 1999, establece que la historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia por un período mínimo de quince (15) años contados a partir de la fecha de la última atención: los primeros cinco años en el archivo de gestión y los diez siguientes en el archivo central.
El conteo importa tanto como la cifra. No corre desde que se abrió la historia ni desde la cirugía: desde la última atención. Un paciente que vuelve reinicia el reloj de su propia historia.
2. Los casos que lo amplían
- Tratándose de víctimas de violaciones a los derechos humanos, los términos de retención se duplican.
- En casos relacionados con delitos de lesa humanidad, la conservación es permanente.
3. Quién es el responsable de la custodia
La custodia corresponde al prestador que generó la historia en el curso de la atención, cumpliendo los procedimientos de archivo que la norma señala. No es un deber que se delegue con el archivo físico: si un tercero guarda las carpetas, el responsable sigue siendo el prestador.
4. Qué pasa si el consultorio cierra
Es la parte que casi nadie revisa hasta que la necesita. Cuando un prestador se liquida o cierra servicios, la resolución prevé entregar las historias clínicas a los pacientes antes del cierre, publicar avisos para que sean reclamadas y, si no lo son, trasladarlas a la EPS a la que esté afiliado el paciente o a la autoridad departamental o distrital de salud.
Dicho de otro modo: cerrar un consultorio no extingue la obligación, la traslada por una ruta definida. Un archivo abandonado en una bodega no cumple ninguna de esas hipótesis.
5. Las condiciones del archivo
La historia debe conservarse en condiciones que garanticen su integridad, sin adulteración ni alteración, y con acceso restringido al personal autorizado. Para un archivo digital eso se traduce en tres preguntas concretas: quién tiene acceso, qué respaldo existe, y qué pasa si mañana cambia el proveedor del software.
6. Antes de decidir sobre su archivo
Verifique el texto vigente. Esta materia se ha modificado más de una vez, y la respuesta equivocada tiene dos formas igual de costosas: destruir antes de tiempo, o conservar sin criterio información sensible que ya no debería estar ahí.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años se debe conservar la historia clínica en Colombia?
Un mínimo de quince (15) años contados desde la fecha de la última atención, según la Resolución 839 de 2017: cinco años en el archivo de gestión y diez en el archivo central.
¿Entonces no son veinte años?
El período de veinte años corresponde al esquema anterior. La Resolución 839 de 2017 modificó en lo pertinente la Resolución 1995 de 1999 y fijó el mínimo en quince años; verifique siempre el texto vigente antes de tomar una decisión de archivo.
¿Hay casos en que se conserva por más tiempo?
Sí. Los términos se duplican cuando se trata de víctimas de violaciones a los derechos humanos, y la conservación es permanente en casos relacionados con delitos de lesa humanidad.
¿Qué hago con las historias clínicas si cierro el consultorio?
La resolución prevé entregarlas a los pacientes antes del cierre, publicar avisos para que sean reclamadas y, si no lo son, trasladarlas a la EPS a la que esté afiliado el paciente o a la autoridad departamental o distrital de salud.
Fuentes
- Resolución 839 de 2017 (manejo, custodia, retención y conservación de la historia clínica) — Régimen Legal de Bogotá
- Resolución 1995 de 1999 (historia clínica) — Normograma Supersalud
- Ley 23 de 1981 (normas en materia de ética médica) — MinSalud
Este artículo es información general, no asesoría jurídica ni contable. La normatividad cambia: verifique el texto vigente antes de tomar una decisión.
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